Τα εφαρμοσμένα πληροφοριακά συστήματα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και οικονομικής διαχείρισης του Οργανισμού και την μετάβασή του σε νέα εποχή πλήρως αυτοματοποιημένων υπηρεσιών, παρουσίασε σήμερα ο Διοικητής του Ο.Α.Ε.Δ. κ. Κικίλιας στους Προέδρους των Κοινωνικών Εταίρων, παρουσία της Γενικής Γραμματέα κας Στρατινάκη και της Γενικής Γραμματέα Πρόνοιας κας Μπέκου. Στην παρουσίαση παρευρέθησαν ο Πρόεδρος της ΓΣΕΕ κ. Παναγόπουλος, ο Εκτελεστικός Αντιπρόεδρος του ΣΕΒ κ. Κυριαζής, ο Πρόεδρος της ΓΣΕΒΕΕ κ. Ασημακόπουλος, ο Πρόεδρος της ΕΣΕΕ κ. Κορκίδης. Παρόντες στην παρουσίαση επίσης ήταν Α΄ Αντιπρόεδρος του ΟΑΕΔ κ. Κοντοπάνος, ο Β΄ Αντιπρόεδρος του ΟΑΕΔ κ. Καρέλλας και οι Γενικοί Διευθυντές του Οργανισμού.
Η πληροφοριακή υποδομή του Ο.Α.Ε.Δ. σήμερα περιλαμβάνει έξι (6) επιμέρους υποσυστήματα τα οποία έχουν ως κεντρικούς στόχους: (α) την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, (β) την μείωση της γραφειοκρατίας, (γ) την ελαχιστοποίηση του χρόνου διεκπεραίωσης των διοικητικών λειτουργιών, (δ) την ασφάλεια των δεδομένων και των συναλλαγών, (ε) την αντιμετώπιση καταχρηστικών πρακτικών και (στ) τη μείωση και τον εξορθολογισμό των λειτουργικών δαπανών.
Η στρατηγική του Ο.Α.Ε.Δ. αποσκοπεί στην πλήρη εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης με την υιοθέτηση σύγχρονων τεχνολογιών χαμηλού κόστους (λογισμικό ανοιχτού κώδικα) και τη δημιουργία μοντέλων οικονομιών κλίμακας, δηλαδή την εφαρμογή κεντροποιημένων συστημάτων μιας εγκατάστασης για την οποία απαιτείται περιορισμένος εξοπλισμός και ελαχιστοποίηση του κόστους συντήρησης/υποστήριξης.
Η ανάπτυξη των συστημάτων αυτών τα τελευταία 2,5 χρόνια ήταν ο σημαντικότερος παράγοντας που βοήθησε τον Οργανισμό να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του σε μια περίοδο κατά την οποία ο φόρτος εργασίας 5πλασιάστηκε (διπλασιασμός ανέργων και υλοποίηση 62 επιμέρους προγραμμάτων με 1.300.000 ωφελούμενους) ενώ το στελεχιακό του δυναμικό μειώθηκε κατά 25% – σε ορισμένες περιοχές κατά 50% – και παράλληλα παρουσιάζει μια σταθερή μείωση λειτουργικών δαπανών κατά 15% – 20% σε ετήσια βάση.
1. Το νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (Ο.Π.Σ)
Το σύστημα περιλαμβάνει σε ενιαία μορφή, το συνολικό μητρώο συναλλασσομένων με τον Οργανισμό, ενώ παρέχει τη δυνατότητα υποβολής όλων των αιτήσεων (εγγραφής ανέργου, υπαγωγής σε προγράμματα του Ο.Α.Ε.Δ) με ηλεκτρονικό τρόπο. Οι υπαγωγές στα προγράμματα, οι πληρωμές επιδομάτων και παροχών, η έκδοση δελτίων ανεργίας, το επαγγελματικό προφίλ των συναλλασσομένων (βιογραφικό) με όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την εξατομικευμένη προσέγγιση, οι υποδείξεις των ανέργων σε θέσεις εργασίας και σε προγράμματα ενεργητικών πολιτικών για την απασχόληση καθώς και η έκδοση στατιστικών στοιχείων, όλα γίνονται με ηλεκτρονικό τρόπο. Με βάση το σύστημα αυτό, όλες οι συναλλαγές γίνονται υποχρεωτικά μέσω IBAN, καταργούνται οι επιταγές, ο Ο.Α.Ε.Δ. ελέγχει ηλεκτρονικά το 80% των προϋποθέσεων επιδότησης μέσω της ηλεκτρονικής διασύνδεσης με το ΙΚΑ (ένσημα) και το Υπ. Εσωτερικών (άδειες διαμονής αλλοδαπών) και από τις αρχές του επόμενου χρόνου το ποσοστό αυτό θα φτάσει το 95% με την ενεργοποίηση του συστήματος ΣΕΠΕ – Ο.Α.Ε.Δ. (αναγγελίες πρόσληψης, καταγγελίες συμβάσεων, κλπ.).
Το σύστημα αυτό, σε συνδυασμό με το σύστημα οικονομικής διαχείρισης, διαχειρίζεται με απόλυτη ασφάλεια, διαφάνεια και εγκυρότητα περισσότερες από 5 εκατομμύρια συναλλαγές το χρόνο. Ο χρόνος διεκπεραίωσης των διοικητικών πράξεων μειώθηκε από 60 και πλέον, σε 3-5 ημέρες. Ομοίως μειώθηκε ο αριθμός των ζητουμένων δικαιολογητικών από τους πολίτες, καθόσον αντλείται η πλειονότητά τους ηλεκτρονικά. Τέλος μειώθηκε δραστικά η ανάγκη προσέλευσης πολιτών στις υπηρεσίες, καθότι καταργήθηκε η υποχρέωση για μηνιαία αυτοπρόσωπη παρουσία και περιορίστηκε σε μια φορά το τρίμηνο. Το σύστημα αποκλείει τις συνήθεις καταχρηστικές πρακτικές, όπως η πλαστογράφηση δημοσίων εγγράφων κ.λπ, ενώ συμβάλλει στην ηλεκτρονική διασταύρωση και τη διενέργεια των αναγκαίων ελέγχων. Πρέπει να επισημανθεί ότι πριν από τρία χρόνια υπήρχαν 120 επί μέρους μητρώα, για τη χειρόγραφη χορήγηση των παροχών, γεγονός που δυσχέραινε την οποιαδήποτε ελεγκτική διαδικασία και την οικονομική αποτίμηση. Σήμερα τα παραπάνω μητρώα αντικαταστάθηκαν με ένα νέο ενιαίο μητρώο για το σύνολο των ωφελουμένων προγραμμάτων, παροχών κ.λπ.
Ταυτόχρονα οι αιτήσεις για συμμετοχή σε προγράμματα και η μοριοδότηση των υποψηφίων γίνεται με αποκλειστικά ηλεκτρονικό τρόπο, όπως για παράδειγμα οι 160.000 αιτήσεις για το voucher κατάρτισης και οι 75.000 αιτήσεις για τα προγράμματα αυτεπιστασίας, χωρίς την αναγκαιότητα συνωστισμών, ταλαιπωρίας των πολιτών, τεραστίων χρονικών καθυστερήσεων κ.λπ. Με την ενεργοποίηση του νέου Portal από την 1η Σεπτεμβρίου 2012, θα ενεργοποιηθεί άμεσα και η δυνατότητα ηλεκτρονικής παροχής βεβαιώσεων ανεργίας.
2. Πληροφορικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης, ηλεκτρονικών προμηθειών και διαχείρισης υλικών.
Το πληροφοριακό σύστημα καλύπτει με τον πλέον πρωτοποριακό και αποτελεσματικό τρόπο τις διαδικασίες ηλεκτρονικών προμηθειών (e- Procurement), διαχείρισης υλικών και οικονομικής διαχείρισης όλων των Υπηρεσιών της δομής του ΟΑΕΔ. Συνδυάζει την εφαρμογή του νομικού πλαισίου το οποίο διέπει τις Προμήθειες Υλικών και Υπηρεσιών, που χρησιμοποιούνται στον Οργανισμό και τη διαχείριση των οικονομικών πόρων σύμφωνα με τις ισχύουσες κανονιστικές διατάξεις.
Όλες οι λειτουργίες οικονομικής διαχείρισης διενεργούνται σε πραγματικό χρόνο στο σύνολο των υπηρεσιών του Οργανισμού, καλύπτοντας πλήρως τη διαχείριση τόσο των εθνικών, όσο και των κοινοτικών πόρων, με επακόλουθο την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού σε πραγματικό χρόνο (real time). Ο Ο.Α.Ε.Δ. πρωτοπορεί μεταξύ των δημοσίων οργανισμών στην ηλεκτρονική διαχείριση των προμηθειών στα κέντρα κόστους και τις οικονομικές του μονάδες. Το σύστημα διαθέτει ενσωματωμένη πλατφόρμα ηλεκτρονικών διαδικασιών, η οποία καλύπτει το σύνολο των διαδικασιών της προμήθειας, γεγονός που συμβάλλει στην περιστολή και τον εξορθολογισμό των δαπανών γενικότερα.
Με το σύστημα αυτό παρέχεται η δυνατότητα αύξησης του αριθμού των εκκαθαριζομένων δαπανών σε ετήσια βάση, με αποτέλεσμα τη μείωση του χρόνου αποπληρωμής των συναλλασσομένων από 120 ημέρες σε 30, του χρόνου διεκπεραίωσης της εσωτερικής διαδικασίας των προμηθειών από 50 ημέρες σε 5 – 7 και υποστηρίζει τον τρόπο πληρωμής αποκλειστικά μέσω του διατραπεζικού συστήματος (IBAN).
3. Διαδικτυακή Πύλη (portal)
Η αναβάθμιση της Διαδικτυακής Πύλης του Ο.Α.Ε.Δ., έχει σαν βασικό σκοπό να αποτελέσει το μέσο αμφίδρομης και διαδραστικής επικοινωνίας του Οργανισμού με τους πολίτες, (άνεργους και μη) και τις επιχειρήσεις, παρέχοντας τη δυνατότητα σύζευξης προσφοράς και ζήτησης εργασίας on line, καταχωρώντας βιογραφικά σημειώματα εκ μέρους των αναζητούντων εργασία και κενών θέσεων εργασίας εκ μέρους των εργοδοτών, χωρίς την εμπλοκή των Κέντρων Προώθησης Απασχόλησης και της φυσικής παρουσίας τους. Συγκεκριμένα, με τη λειτουργία της νέας διαδικτυακής εφαρμογής για την διαδικτυακή σύζευξη προσφοράς-ζήτησης εργασίας αναμένονται τα παρακάτω:
• Να αποτελέσει ένα ευέλικτο και φιλικό εργαλείο αναζήτησης εργασίας και εργατικού δυναμικού σε συνθήκες πραγματικού χρόνου.
• Να αποφορτίσει εν μέρει το έργο των εργασιακών συμβούλων τόσο προς την κατεύθυνση της σύζευξης προσφοράς ζήτησης εργασίας, όσο και προς την κατεύθυνση της εισαγωγής βιογραφικών και κενών θέσεων εργασίας
• Να προσφέρει υπηρεσίες και σε άτομα που δεν είναι εγγεγραμμένα στο μητρώο ανέργων του Ο.Α.Ε.Δ. ή δεν επισκέπτονται τα Κέντρα Προώθησης Απασχόλησης, ή είναι εργαζόμενοι που επιθυμούν βελτίωση της εργασιακής τους θέσης.
Επιπλέον, μέσω της Διαδικτυακής Πύλης παρέχεται η δυνατότητα υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων (e-αίτηση) υπαγωγής σε προγράμματα πολιτικών απασχόλησης – κατάρτισης, εξασφαλίζοντας διαφάνεια στην εξαγωγή αποτελεσμάτων, εξάλειψη της ταλαιπωρίας πολιτών και επιχειρήσεων καθώς και μείωση του φόρτου εργασίας των Υπηρεσιών.
Επίσης, η Διαδικτυακή Πύλη του Ο.Α.Ε.Δ. αποτελεί μέσο δυναμικής ενημέρωσης και πληροφόρησης των πολιτών σε θέματα που αφορούν στις δραστηριότητες και πρωτοβουλίες που αναλαμβάνει και διεκπεραιώνει καθημερινά ο Οργανισμός.
Παράλληλα, βρίσκεται σε εξέλιξη υλοποίησης το portal μαθητείας του Ο.Α.Ε.Δ., με δυνατότητες κάλυψης του συνολικού πεδίου της «πρακτικής άσκησης» σπουδαστών ή αποφοίτων στη χώρα μας.
Ο Ο.Α.Ε.Δ. έχει σήμερα την τεχνική δυνατότητα να παρέχει πλήρεις ηλεκτρονικές υπηρεσίες για ένα μεγάλο αριθμό συναλλαγών και διαδικασιών με μόνα εμπόδια την αδυναμία άλλων τομέων του δημοσίου να παρέχουν την αναγκαία ηλεκτρονική πληροφόρηση καθώς και μια σειρά δυσκαμψιών και ιδιομορφιών του γενικότερου θεσμικού και κανονιστικού πλαισίου που διέπει το διοικητικό σύστημα της χώρας. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της εξέλιξης αυτής είναι η πάταξη της διαφθοράς και των καταχρηστικών πρακτικών, με την προϋπόθεση είτε της ανάπτυξης αντίστοιχων δυνατοτήτων σε άλλα τμήματα του δημοσίου τομέα (πχ. ηλεκτρονικά ληξιαρχεία) είτε της αμφίδρομης επικοινωνίας με υπάρχοντα συστήματα (πχ. με το Υπ. Οικονομικών για την διασταύρωση στοιχείων της φορολογικής δήλωσης με τις σχετικές παροχές κ.λπ.).
